Già da qualche tempo eventi virtuali e web Conferencing online sono sotto i riflettori e le ali protettive degli events manager. La rivoluzione tecnologica e digitale sta avanzando a passo felpato ma deciso anche nell’organizzazione di eventi, ma quali sono i vantaggi o le novità che si celano dietro questo strumento così potente?
Nel primo periodo del lockdown, spiazzati e disorientati su come gestire l’organizzazione e il budget aziendale, i settori management delle aziende si sono affidati alle agenzie di eventi e di interpretariato.
Nel 2020 più del 60% degli organizzatori di eventi ha virato l’attenzione sul digitale per garantire gli impegni internazionali. E probabilmente questa modalità smart non verrà abbandonata così facilmente.
Perché? Per la straordinaria facilità e la gradita convenienza economica dell’intera organizzazione, che hanno conquistato sin da subito multinazionali e PMI internazionali.
Chi è del settore management eventi, sa bene quanto tempo venga impiegato per metter su un evento in linea con i valori e le aspettative aziendali.
Tempo trascorso a identificare gli obiettivi, a targettizzare il pubblico d’invitati, a inviare inviti riservati, e specialmente a cercare una location consona alla natura dell’evento stesso. Da mettere in conto ci sono anche i tecnici, gli interpreti, gli addetti all’intrattenimento e al rinfresco.
Senza dimenticarsi del fatto che tutte queste valutazioni vadano fatte sulla base di un budget ben preciso e pianificato.
Come si suol dire, il tempo è denaro, ma il denaro… è denaro.
Organizzare web conferencing online: come e cosa programmare?
Come per un evento “tradizionale”, naturalmente anche per un evento virtuale vanno valutate accuratamente alcune voci, come gli obiettivi da raggiungere o la lista dei partecipanti.
Da analizzare attentamente sono poi la scelta della piattaforma da utilizzare (provider) e le attività di marketing online volte a promuovere l’evento. Straordinariamente per queste due voci, le spese possono essere drasticamente ridotte, poiché viene tutto gestito virtualmente.
Quando l’evento è poi di portata internazionale e sono coinvolti diversi paesi e diverse lingue, come nel caso di web conferencing, uno degli aspetti da curare maggiormente è quella di avvalersi di interpreti remoti.
Vantaggi di un evento online: gli interpreti remoti e oltre
Organizzare un evento online ti permette di gestire meglio la partecipazione: il numero massimo o limite è di gran lunga più alto di quello che solitamente devi cercare di contenere per un evento in presenza.
Lo stress che spesso si cela dietro la ricerca della location perfetta magicamente svanisce, perché ti basta prenotare una stanza virtuale, in cui ogni partecipante si appropria di proprio spazio e fa uso della propria voce.
Una delle necessità primarie di un’azienda è quella di assicurare una facile comprensione e un’alta accessibilità a tutti i partecipanti, seppur oltremare o siti all’estero.
Il servizio di Rafiky connect permette una più che buona riuscita dell’evento, avvalendosi di interpreti connessi direttamente da casa tramite i loro devices. L’efficacia della comunicazione multilingue è evidente nel servizio di traduzione simultanea da remoto, data la padronanza linguistica e il bagaglio culturale degli interpreti, e la loro prontezza in modalità a distanza.
Ricorrere ad un servizio di interpretariato da remoto per il tuo evento internazionale inoltre ti farà risparmiare anche sul tempo. Non dovendo occuparti di strumenti accessori solitamente previsti per l’evento fisico, le tempistiche organizzative di un evento online sono chiaramente più rapide.
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Ufficio Stampa Rafiky